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Leistung

Abläufe, die die Technik übernimmt statt Ihres Teams

Anfrage, Angebot, Termin, Rechnung, Nachfassen: die immer gleichen Handgriffe laufen im Hintergrund, damit im Büro Zeit für die Arbeit bleibt, die niemand automatisieren kann.

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Die teuerste Stelle in einem kleinen Betrieb ist selten die Produktion, sondern das Büro am Abend: Anfrage abtippen, Angebot aus der alten Datei zusammenkopieren, Termin am Telefon hin und her schieben, Rechnung schreiben, drei Wochen später erinnern. Das sind keine Aufgaben, das ist Nacharbeit, und sie wächst mit jedem zusätzlichen Auftrag mit.

Der übliche Fehler ist der große Wurf: erst wird ein Jahr lang eine Gesamtlösung geplant, dann scheitert sie am Widerstand der Leute, die damit arbeiten sollen. Wir gehen andersherum vor und nehmen den einen Ablauf, der am häufigsten vorkommt und am meisten nervt. Läuft der nach zwei Wochen stabil, folgt der nächste.

Und die Grenze, die uns Aufträge kostet: Wenn ein Vorgang zweimal im Monat vorkommt und dabei zehn Minuten braucht, sparen Sie im Jahr vier Stunden. Dafür lohnt sich keine Automatisierung, egal wie günstig sie ist, weil Einrichtung, Pflege und die Fehlersuche an dem Tag, an dem sie stillsteht, mehr kosten. Ab etwa täglicher Wiederholung wird die Rechnung interessant, davor ist eine bessere Vorlage die ehrlichere Antwort.

Für wen das taugt

Passt zu Ihnen, wenn

  • Ein Ablauf wiederholt sich täglich und läuft jedes Mal gleich
  • Dieselben Daten werden von Hand von einem System ins nächste übertragen
  • Anfragen bleiben liegen, weil niemand zuständig ist, sie weiterzuschieben
  • Die Regeln lassen sich in einem Satz aufschreiben, ohne „kommt drauf an“

Passt nicht, wenn

  • Der Vorgang kommt nur ein paar Mal im Monat vor
  • Jeder Fall ist anders und braucht eine fachliche Entscheidung
  • Der Ablauf selbst ist kaputt und wird durch Tempo nur schneller kaputt
  • Niemand im Team will die Übergabe an die Technik mittragen

Was enthalten ist

  • Aufnahme der Abläufe mit Häufigkeit und Zeitaufwand je Vorgang, sortiert nach eingesparten Stunden
  • Anfragestrecke: Formular, sofortige Eingangsbestätigung, Zuordnung, Erinnerung bei Stillstand
  • Terminvergabe mit Kalenderabgleich, Bestätigung und Erinnerung, ohne Telefon-Pingpong
  • Angebots- und Rechnungsfluss: Daten fließen aus der Anfrage weiter, statt neu getippt zu werden
  • Nachfassen und Bewertungsanfrage zu festen Zeitpunkten, abschaltbar je Kunde

Wie wir arbeiten

  1. 01

    Zählen statt schätzen

    Zwei Wochen lang wird notiert, welcher Vorgang wie oft vorkommt und wie lange er dauert. Erst danach steht fest, wo überhaupt Zeit liegt, und meistens ist es nicht der Ablauf, über den am lautesten geklagt wird.

  2. 02

    Den kleinsten Schnitt setzen

    Wir automatisieren einen einzigen Ablauf, nicht das Unternehmen. Das ist in Tagen erledigt statt in Monaten, und Sie sehen an einem echten Vorgang, ob die Rechnung aufgeht, bevor Sie weiter investieren.

  3. 03

    Übergeben und dokumentieren

    Der Ablauf läuft auf Ihren Zugängen, nicht auf unseren. Dazu kommt eine kurze Beschreibung, was passiert, was passiert, wenn es hakt, und wie Sie es abschalten. Ohne diese Seite ist jede Automatisierung eine Abhängigkeit.

  4. 04

    Erst der nächste Ablauf

    Nach zwei Wochen stabilem Betrieb sehen wir uns die Zahlen an: Wie viele Vorgänge sind durchgelaufen, wie viele mussten von Hand nachgefasst werden. Erst dann kommt der nächste Ablauf dran.

Was es kostet

Die Plattformen sind der kleinere Posten: gängige Automatisierungswerkzeuge liegen laut ihren öffentlichen Preislisten grob zwischen 10 € und 300 € netto im Monat, je nach Zahl der Durchläufe. Am Markt kostet die Einrichtung eines einzelnen Ablaufs grob 300 € bis 2.500 € netto, ein zusammenhängendes Einstiegsprojekt aus mehreren Abläufen wird von Anbietern meist zwischen 2.500 € und 8.000 € netto angesetzt, individuelle Entwicklung deutlich darüber. Das sind Marktspannen, keine Festpreise. Vor jedem Angebot rechnen wir die eingesparten Stunden gegen: trägt sich der Ablauf nicht binnen zwölf Monaten, raten wir ab.

Häufige Fragen

Zum Weiterlesen

Sprechen wir über Automatisierung

Ein Gespräch, in dem wir zuerst zuhören und danach ehrlich sagen, ob und wie wir helfen können.

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